Conservazione dei documenti e dati personali
Leggi l’edizione PDF (2 pagine)
La documentazione CDD, i fascicoli dei conti, la corrispondenza commerciale e i dati delle operazioni devono essere conservati per almeno cinque anni dalla cessazione del rapporto d'affari o dal completamento dell'operazione occasionale.1 Il periodo è più breve dei dieci anni previsti in Svizzera dall'art. 7 LRD, aspetto rilevante nel Capitolo VIII per i gruppi che devono fissare un'unica regola di conservazione. La documentazione deve essere sufficiente a ricostruire le singole operazioni e deve poter essere prodotta tempestivamente alla MAS e alle autorità. Per le imprese DPT i "dati delle operazioni" comprendono gli identificativi on-chain: hash delle transazioni, indirizzi, marche temporali e le informazioni della travel rule scambiate. Le imprese dovrebbero conservare tali dati in una forma che resti leggibile anche in caso di cambio del fornitore di analytics.
La notice disciplina inoltre l'interazione con il Personal Data Protection Act 2012 (PDPA). Il consenso del cliente non è necessario per la raccolta, l'utilizzo e la comunicazione di dati personali al fine di adempiere alla notice, poiché il PDPA consente i trattamenti imposti dalla legge e le notice della MAS costituiscono legge a tal fine.2 L'impresa deve nondimeno rispettare gli obblighi di protezione e di limitazione della conservazione previsti dal PDPA, il che in pratica significa archiviazione sicura, controlli degli accessi e cancellazione al termine del periodo di cinque anni, salvo che un'altra legge imponga una conservazione più lunga. La Parte J, Capitolo IX tratta il PDPA in modo completo.
Checklist
Prima di accettare qualsiasi cliente DPT a Singapore, il fascicolo dovrebbe contenere quanto segue. - Dati identificativi conformi al minimo previsto dal PSN02 per il cliente, per ogni titolare effettivo e per ogni persona autorizzata ad agire. - Elementi di verifica tratti da fonti affidabili e indipendenti, con l'indicazione della tecnologia utilizzata per la verifica a distanza. - Una struttura proprietaria e di controllo documentata per le persone giuridiche, che arrivi alle persone fisiche al vertice o registri il motivo per cui la ricerca si è interrotta. - Lo scopo dichiarato del rapporto e l'attività prevista, in termini sufficientemente specifici da consentire di verificare le operazioni successive. - I risultati dello screening rispetto alle liste di sanzioni, PEP e notizie negative per ogni persona identificata, con i riscontri risolti. - Una classificazione del rischio motivata, coerente con la valutazione del rischio a livello d'impresa. - Per i clienti a rischio più elevato, la documentazione sull'origine del patrimonio e sull'origine dei fondi e l'approvazione dell'alta direzione. - Gli indirizzi di wallet dichiarati dal cliente, con una prova di controllo mediante messaggio firmato per ciascuno e un risultato di screening di blockchain analytics.
Note
- MAS Notice PSN02, para. 11 (conservazione dei documenti), che impone la conservazione della documentazione CDD e delle operazioni per un periodo di almeno 5 anni dalla cessazione dei rapporti d'affari o dal completamento dell'operazione. ↩
- MAS Notice PSN02, para. 12 (dati personali), che conferma che la raccolta, l'utilizzo e la comunicazione di dati personali ai fini della notice non richiedono il consenso ai sensi del Personal Data Protection Act 2012, e che l'impresa deve nondimeno rispettare per il resto gli obblighi del PDPA. ↩
Solo a scopo informativo generale. Il presente articolo non costituisce consulenza legale o fiscale, non sostituisce la consulenza sul singolo caso e non instaura alcun rapporto tra avvocato e cliente. Riflette la situazione giuridica aggiornata a novembre 2026.