Tempistica e qualità della segnalazione

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La legge parla di "non appena ragionevolmente possibile". Le guideline della MAS traducono questa formula nell'aspettativa che l'indagine interna di un'impresa su un alert si concluda entro un periodo breve e documentato, e che la decisione di segnalare sia presa ed eseguita nello stesso arco di tempo. Nella prassi di vigilanza la MAS ha indicato in quindici giorni lavorativi dall'escalation di un alert alla funzione di compliance il limite massimo per la maggior parte dei casi, con una segnalazione più rapida quando i fondi sono ancora sotto il controllo dell'impresa e potrebbero essere dispersi.¹ La procedura dell'impresa dovrebbe fissare il termine, registrare la data dell'alert, la data dell'escalation, la data della decisione e la data della segnalazione, e spiegare eventuali ritardi. Gli ispettori esaminano un campione del registro e calcolano gli intervalli.

La qualità conta quanto la tempistica. Lo STRO ha più volte affermato che una STR utile identifica le parti, descrive le operazioni con date, importi e controparti, spiega perché l'attività è sospetta con riferimento al profilo del cliente e allega i documenti a supporto.² Per le imprese DPT la segnalazione deve comprendere i dati on-chain: indirizzi, hash delle transazioni, attribuzione e punteggio di rischio dello strumento di analytics, insieme alle componenti fiat e ai relativi dati bancari. Le segnalazioni sono presentate tramite la piattaforma STRO Online Notices and Reporting (SONAR), che accetta dati strutturati e allegati. Una segnalazione che recita "comportamento del cliente insolito, si vedano gli estratti allegati" è una segnalazione difensiva che protegge il dirigente dal reato della s. 45 e non giova a nessun altro. Gli analisti dello STRO esaminano decine di migliaia di segnalazioni all'anno e quelle scarne finiscono in fondo alla pila.

Segnalazioni difensive

La tentazione di segnalare tutto è comprensibile, poiché il reato della s. 45 è personale, il criterio è oggettivo e il costo di una segnalazione superflua sembra basso. La MAS e lo STRO scoraggiano entrambi questa prassi, per tre ragioni. In primo luogo, le segnalazioni difensive degradano il quadro informativo sommergendo le segnalazioni reali. In secondo luogo, rivelano alla MAS che gli analisti dell'impresa non sanno operare distinzioni, il che costituisce di per sé una risultanza negativa sui controlli dell'impresa. In terzo luogo, una segnalazione difensiva non seguita da una decisione sul rapporto lascia l'impresa nella posizione peggiore: ha comunicato alle autorità di sospettare del cliente e ha continuato a operare con lui. La prassi corretta consiste nell'indagare adeguatamente, nel documentare le ragioni della chiusura di un alert senza segnalazione con la stessa cura riservata alla presentazione di una segnalazione e nel decidere sul cliente contestualmente alla decisione sulla segnalazione.

Note

1. Guidelines to Notice PSN02, sezione sulla segnalazione delle operazioni sospette, sulla tempestività della presentazione; la MAS ha espresso l'aspettativa di una presentazione entro 15 giorni lavorativi dal rinvio alla compliance nelle proprie linee guida AML/CFT per le banche e ha applicato lo stesso parametro in tutti i settori. ↩
2. Suspicious Transaction Reporting Office, STR Quality Guidance e guida utente per la presentazione elettronica tramite SONAR, sul contenuto atteso di una STR; STRO Annual Report, ultima edizione, sul numero di STR ricevute. ↩

Solo a scopo informativo generale. Il presente articolo non costituisce consulenza legale o fiscale, non sostituisce la consulenza sul singolo caso e non instaura alcun rapporto tra avvocato e cliente. Riflette la situazione giuridica aggiornata a novembre 2026.